(mit Download einer Rechnungsvorlage am Ende des Artikels)
Es kann schon im Vorfeld viel Ärger vermieden werden, wenn die Anforderungen, welche an eine Schlussrechnung gestellt werden, eingehalten werden. Andernfalls kommt es nicht selten vor, dass die Gegenseite Ihnen vorhält, Ihre Schlussrechnung sei nicht prüffähig. Dies klingt zunächst nicht sonderlich dramatisch. Es ist allerdings so, dass die Gegenseite die Zahlung an Sie mangels prüffähiger Rechnung verweigern kann. Daher gilt es, bei der Rechnungserstellung stets besondere Vorsicht walten zu lassen.
Zunächst muss der Absender korrekt angegeben werden. Hier müssen Sie den vollständigen Namen der Firma angeben. Auch Bezeichnungen wie e.K., GmbH oder AG, müssen angegeben werden. Bei einer GmbH geben Sie stets noch den Geschäftsführer an. Weiterhin geben Sie die vollständige Anschrift der Firma, das Registergericht, sowie die Handelsregisternummer an.
Im nächsten Schritt müssen Sie die vollständigen Daten Ihres Kunden angeben.
Weiterhin müssen Sie Rechnungsdatum und Leistungsdatum (Leistungszeitraum) angeben. Ein Lieferdatum ist anzugeben, sofern es Sinn ergibt.
Sie müssen fortlaufende Rechnungsnummern angeben. Um zu vermeiden, dass sich die Rechnungsnummer bspw. mit Angebots- oder Kundenummern überschneidet, können Sie vor die Rechnungsnummer beispielsweise „RE“ (RE-1234) setzen oder Sie beginnen die Rechnungsnummern stets mit der Jahreszahl („2021-1234“).
Es müssen die exakten Mengen und Bezeichnungen angegeben werden. Beispielsweise können Sie hier angeben „20 lfd. m xy-Kabel“ oder „2 Stück Schuko 1-fach-Steckdose“. Die Posten müssen in der gleichen Reihenfolge angegeben werden, wie dies im Angebot der Fall war, es sind die in den Vertragsbestandteilen verwendeten Bezeichnungen zu verwenden. Mengenberechnungen (Aufmaße), Zeichnungen und Belege sind der Schlussrechnung beizufügen. Zum Thema Aufmaß folgt bald ein eigener Beitrag, um die dortigen Probleme näher zu beleuchten.
Im nächsten Schritt erfolgt die Abrechnung der erbrachten Leistungen. Es muss daraus übersichtlich hervorgehen, welche Leistungen erbracht wurden. Zudem sind geleistete Anzahlungen zu vermerken. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages sind in der Schlussrechnung besonders kenntlich zu machen. Nachtragspositionen sollten mit den Bestelldaten aufgeführt werden.
Danach müssen Sie den Nettobetrag der gesamten Leistungen angeben.
Im Anschluss müssen Sie die Mehrwertsteuer ausweisen, sofern diese für Sie anfällt.
Dann erst geben Sie den Bruttobetrag an.
Am besten geben Sie hier direkt Ihre Bankverbindung an, damit Sie nicht unnötig lange auf Ihr Geld warten müssen.
Weiterhin müssen Sie Ihre Steuer-ID angeben.
Vorteilhaft ist es auch, die Bestellnummer bzw. die Kundennummer anzugeben. Somit ist jeweils eine leichtere Zuordnung gewährleistet.
Geben Sie unbedingt an, bis zu welchem Datum die Rechnung durch Ihren Kunden beglichen werden soll. Zwischen Unternehmern kann diese Angabe entfallen, da hier vom Gesetzgeber eine 30-Tages-Frist zur Zahlung vorgesehen ist.
Vermerken Sie auf Ihrer Rechnung gerne, wenn Sie mit Ihrem Kunden eine andere Zahlungsoption als Überweisung vereinbart haben.
Sollten Sie Ihrem Kunden einen Rabatt oder Skonto gewähren, so müssen Sie dies auch in der Rechnung aufführen. Hierfür sollten Sie jeweils die Höhe des Skontos oder des Rabatts in Prozent angeben sowie den Zeitraum, bis wann die Rechnung beglichen sein muss, damit Skonto oder Rabatt von Ihnen gewährt werden.
Verweisen Sie am Ende Ihrer Rechnung stets auf die Geltung Ihrer AGB.
Im Download können Sie anhand einer „Muster-Rechnung“ sehen, wie die einzelnen Punkte umgesetzt werden können.
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